Office Manager
Company
Deze familiale KMO is actief binnen eventcatering en staat voor gastvrijheid, hedendaagse visie, duurzaamheid en een uitzonderlijke kwaliteit. Er wordt steeds gestreefd naar een goede balans op alle vlakken, waar iedere medewerker zijn of haar steentje aan bijdraagt. Op vandaag worden er een 40-tal mensen tewerkgesteld, met aanvulling van een grote poule extra's die ingezet worden op de events. Er wordt sterk ingespeeld op de wensen van de klanten (vnl. B2B).
Het bedrijf is gevestigd in Brussel en de events spelen zich ook voornamelijk rond Brussel af. De ambitie is groot en er is nog heel wat groeipotentieel! In het kader van de groei, gaan we op zoek naar een veelzijdig administratief profiel om de organisatie op het hoofdkantoor te versterken.
Duties
In de rol van Office Manager ben je een echte spin in het web en zorg je voor een uitstekende administratie op verschillende vlakken. Je taken zijn onder te verdelen in:
Algemene administratie
- verzorgen van algehele structuur en organisatie op het hoofdkantoor
- interne communicatie
- eerste contact en dispatching van inkomende telefoons
- postverdeling
- (digitale) archivering van allerlei documentatie
Aankoop
- aankoop van kantoorbenodigdheden en verbruiksmaterialen
- opzetten van processen en aankoopstructuur voor de gehele organisatie
- eerste contacten voor leveranciers
- beheer van leverancierscontracten
- opvolging subsidiedossiers gelinkt aan aankoop
Finance
- facturatie en opvolging betalingen
- beheer ERP systeem
- opzetten van procedureregeling rond goedkeuring onkostenvergoedingen
- verwerking van inkomende leveranciersfacturen
- opstellen van betalingsvoorstellen en voorleggen van betalingen ter goedkeuring
- opvolging van eventuele rappels, geschillen, creditnota, fouten of afwijkingen in de ontvangsten en betalingen
- beheer input en voorbereiding documentatie voor periodieke afsluiting externe boekhouder
Facility
- algemeen beheer van het pand - toezien op netheid
- opvolging van toegang, onderhoud, beveiliging
- beheer van wagenpark/fleet
Profile
Deze veelzijdige functie vraagt om een sterke Office Manager met een nauwkeurig oog voor detail.
Verder kun je je vinden in onderstaande omschrijving:
- minimaal enkele jaren ervaring in een administratieve rol
- inzicht of een eerste ervaring in finance/boekhouding
- vlotte communicatie, zowel mondeling als schriftelijk
- discreet en betrouwbaar
- professioneel en zelfstandig
- sterke IT skills - kennis van Excel en ERP-systemen
- dynamisch en een echte aanpakker met zin voor optimalisatie en kwaliteit
- affiniteit met de horecasector
Offer
Mooi salarispakket, een bedrijfswagen en andere extralegale voordelen.