Office & Project Manager

Onze opdrachtgever is een toonaangevend bedrijf actief binnen de Belgische hospitality- en foodsector. De organisatie bevindt zich in een dynamische en snel evoluerende sector en werkt samen met een uitgebreid netwerk van toonaangevende spelers binnen de sector.
De onderneming ondersteunt bedrijven en professionals die actief zijn in de wereld van eten en drinken en organiseert een 50-tal events en inspiratiemomenten op jaarbasis. Tijdens deze events worden professionals uit verschillende segmenten samengebracht en wordt kennisdeling, samenwerking en innovatie gestimuleerd.

In eerste instantie zal je focus naar eventmanagement gaan, om de werking te leren kennen en jouw organisatorische vaardigheden alvast in te zetten. Daarna zal je focus gaan naar het optimaliseren van de interne werking. Je hoofdtaak bestaat dan uit het opbouwen van een sterke structuur en werking waarin iedereen verantwoordelijkheid draagt en efficiënt kan werken.

Je zal verschillende verantwoordelijkheden opnemen.

Events

• strategische projectplanning van events
• bewaken van budgetten en P&L per event
• selectie van en communicatie met eventlocaties, leveranciers (catering, audiovisueel, logistiek, ...), sponsors
• opstellen van draaiboeken, briefings, ...
• organisatie van registratieprocessen
• on-site eventmanagement

Office & operations

• opmaken en bewaken van jaarplanning
• waken over prioriteiten, deadlines en kwaliteit
• structureren, organiseren en delegeren van administratieve processen, taken en documentatie
• procesverbetering; efficiënte workflows en automatisering waar mogelijk
• ontwikkelen van SOP's, checklists en andere processen

Organisatie en team

• creëren van rolhelderheid en werkafspraken
• aansturing van freelancers en communicatie met externe diensten
• communicatie en onboarding bij nieuwe samenwerkingen
• capaciteitsplanning
• ondersteuning bij recruitment
• stimuleren van een goede interne samenwerking

Het takenpakket is breed en je focus verschuift afhankelijk van de activiteiten die plaatsvinden doorheen het jaar.

Deze rol is moeilijk in één specifiek 'vakje' te plaatsen, omwille van de brede verantwoordelijkheden. We zoeken in eerste plaats iemand die een sterke feeling, of liever nog een grote passie heeft voor de hospitality- & foodsector. Daarnaast ben je een organisatorische duizendpoot, die aan de ene kant flexibel kan meebewegen, maar eveneens een strakke structuur kan aanhouden en het overzicht niet verliest.

Je bent:

• zeer organisatorisch en in staat om steeds de helicopterview te behouden
• sterk in projectmanagement
• iemand die zelfstandig beslissingen kan nemen, maar ook een echte teamplayer is
• communicatief sterk, zowel intern als extern
• niet bang om collega's aan te spreken op afspraken
• verantwoordelijk, pro-actief, oplossingsgericht en stressbestendig
• administratief onderlegd, doch niet enkel gefocust op de details van administratieve uitvoering

Voltijdse of 4/5 functie, met een combinatie van office en hybride werken.
Minimaal 50% van je werktijd op het kantoor in Antwerpen. De overige tijd werk je vanuit huis of ben je onderweg in functie van de events.

Een dienstverband of zelfstandig factureren is beiden mogelijk.